Как проходит заверение у нотариуса?

В каких случаях необходимо нотариальное заверение перевода документов?

Нотариальное подтверждение подписи переводчика придает переводу документа юридическую силу, это необходимо для предоставления документов в раличные органы и инстанции. Нотариальное заверение необходимо при:

• переводе официальных документов;
• открытии представительства иностранной компании;
• обращении в государственные органы (посольство, консульство);
• получении кредита в иностранном банке;
• выезде за рубеж (учеба, работа, туризм);
• подтверждении копии документа.

Где и когда можно заверить перевод?

Нотариальный перевод Вы можете заказать у нас. Как правило, перевод с заверением мы выполняем в течение 24 часов с момента поступления заявки. За исключением дней накануне выходных или праздников, когда нотариус не работает.

— Каков порядок заверения?

1. 1. Готовый перевод пришивают к оригиналу или копии документа.
2. 2. Под последним предложением текста переводчик ставит свою подпись, подтверждающую правильность перевода. Это происходит в присутствии нотариуса.
3. 3. Нотариус заверяет подлинность подписи переводчика своей подписью и печатью.
4. 4. Нотариус заносит перевод в нотариальный реестр под индивидуальным номером.

Правила заверения копии документа

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Есть ли у нотариальных переводов срок действия?

Срок действия перевода такой же, как и у документа-оригинала. Если в документе происходят изменения, то переводить его нужно заново.

2. Требования к документам

• Есть ли внешние требования к документам, подлежащим заверению?
• Какие документы можно легализовать?
• Какие документы не подлежат легализации?
• Можно ли подшивать перевод к оригиналу документа?
• Нужно ли предъявлять оригинал на момент заказа?
• Даете ли Вы расписку о сохранности документов в Вашем бюро?
• Можно ли перевести только часть документа?

Требования к документам

— Есть ли внешние требования к документам, подлежащим заверению?

Чтобы перевод имел юридическую силу, в документе обязательно должна быть подпись, печать и дата.

— Какие документы можно легализовать?

• Ø Юридические:уставные,
• учредительные,
• сертификаты, лицензии, протоколы и т.д.;
• Ø личные: (подробнее в разделе «Личные документы»)свидетельство о рождении/смерти/браке/расторжении брака;
• удостоверения личности (паспорт);
• дипломы, аттестаты, зачетные книжки;

Какие документы не подлежат легализации?

У нотариуса нельзя заверить:

• документы, на которых заламинирована печать,
• документы с неоговоренными исправлениями/зачеркиваниями,
• документы, выданные государственными органами и не имеющие апостиля,
• договоры между юридическими лицами без печати и подписи,
• непрошитые документы,
• документы, где имя вписано от руки,
• документы, противоречащие законодательству РФ,
• документы, которые имеют прямое отношение к внешнеэкономической деятельности (заверяются в Торгово-промышленной Палате).

Если Вы предоставляете копию документа, она должна быть четкой, все надписи в печатях/штампах — читабельны.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

1. Внутри своей , должность и подпись лица, визирующего документ.
2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

• брачные контракты;
• принятие наследства;
• переводы документов с иностранных языков;
• доверенности с передачей прав;
• договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена о.
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Легализация документов

Документы, выданные на территории Российской Федерации, имеют юридическую силу только на территории государства. В том случае, если Вы собираетесь поехать в другую страну, нужно перевести и легализовать все необходимые документы. Легализация

придает документу юридическую силу. Это значит, что в официальных органах иностранных государств Ваш документ будет признан, в противном же случае он не будет значить ничего.

Легализация документов бывает двух видов: консульская легализация

и проставление штампа «
Апостиль
». Второй вариант представляет собой упрощенный способ легализации, который осуществляется для представления документов в официальные органы и учреждения одной из стран, входящих в Гаагскую конвенцию. Подробнее об этом Вы можете прочитать в разделе «Апостиль».

Как заверить документы у нотариуса

Проверить деятельность нотариуса можно на сайте Министерства Юстиции России. Перейдите по ссылке notaries.minjust.ru/#/registry/list.

Обратите внимание: если человек находится в этом списке, это еще не означает, что он принят на работу в нотариат. Там приведены данные и тех, кто сдал экзамен, но еще не назначен на должность, и тех, кто этой должности лишился. Поэтому обязательно посмотрите в крайней правой колонке таблицы (Исполнящий обязанности), является ли нотариус действующим.
(function(w, d, n, s, t) { w[n] = w[n] || []; w[n].push(function() { Ya.Context.AdvManager.render({ blockId: «R-A-834760-17», renderTo: «yandex_rtb_R-A-834760-17», async: true }); }); t = d.getElementsByTagName(«script»)[0]; s = d.createElement(«script»); s.type = «text/javascript»; s.src = «//an.yandex.ru/system/context.js»; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); })(this, this.document, «yandexContextAsyncCallbacks»); .xbejt60aedd1cd193d { background: #efefef; padding: 15px; margin-bottom: 20px; margin-top: 10px; } @media screen and (min-width: 1201px) { .xbejt60aedd1cd193d { display: none; } } @media screen and (min-width: 993px) and (max-width: 1200px) { .xbejt60aedd1cd193d { display: block; } } @media screen and (min-width: 769px) and (max-width: 992px) { .xbejt60aedd1cd193d { display: block; } } @media screen and (min-width: 768px) and (max-width: 768px) { .xbejt60aedd1cd193d { display: block; } } @media screen and (max-width: 767px) { .xbejt60aedd1cd193d { display: block; } } (function(w, d, n, s, t) { w[n] = w[n] || []; w[n].push(function() { Ya.Context.AdvManager.render({ blockId: «R-A-834760-10», renderTo: «yandex_rtb_R-A-834760-10», async: true }); }); t = d.getElementsByTagName(«script»)[0]; s = d.createElement(«script»); s.type = «text/javascript»; s.src = «//an.yandex.ru/system/context.js»; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); })(this, this.document, «yandexContextAsyncCallbacks»); .fziks60aedd1cd17d1 { background: #efefef; padding: 15px; margin-bottom: 20px; margin-top: 10px; } @media screen and (min-width: 1201px) { .fziks60aedd1cd17d1 { display: block; } } @media screen and (min-width: 993px) and (max-width: 1200px) { .fziks60aedd1cd17d1 { display: block; } } @media screen and (min-width: 769px) and (max-width: 992px) { .fziks60aedd1cd17d1 { display: none; } } @media screen and (min-width: 768px) and (max-width: 768px) { .fziks60aedd1cd17d1 { display: none; } } @media screen and (max-width: 767px) { .fziks60aedd1cd17d1 { display: none; } }

Что такое «консульская легализация»?

Консульская легализация — это подтверждение того, что документ соответствует законодательству государства, в котором он был выдан. Этот вид легализации необходим для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции (в отличие от апостиля) – это большинство арабских стран, стран Азии, Африки, Латинской Америки, Канада.

Консульская легализация производится после нотариального перевода и включает в себя засвидетельствование подписи и статуса должностного лица и печати уполномоченного органа, прохождение документом ряда инстанций: Минюста РФ, департамента консульской службы МИДа и консульства той страны, где он будет использоваться (причем документ будет иметь юридическую силу только в этой стране).

Вопрос-ответ: юридическая сила копии документа

Вопрос:

Имеет ли нотариально заверенная копия документа такую же юридическую силу, как и сам оригинал?

Ответ:

Заверенная нотариусом копия документа не подменяет оригинал. Она имеет более высокую юридическую силу, чем обычная копия, но не равноценна ни оригиналу, ни дубликату. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) {КонсультантПлюс}

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

При этом суды в ряде решений признают нотариально удостоверенную копию равноценной оригиналу

Эксперты разъясняют следующее.

ст. 77, «Комментарий законодательства Российской Федерации о нотариате» (постатейный) (под ред. Д.Я. Малешина) («Статут», 2018) {КонсультантПлюс}

С одной стороны, нотариально удостоверенная копия документа не имеет юридической силы оригинала. С другой стороны, она отличается от обычной копии документа, которая вообще не имеет никакой юридической силы.

Отсутствие законодательного урегулирования обусловило разнообразие и противоречие судебной практики по этому вопросу.

Первая позиция — нотариально удостоверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала. Третий арбитражный апелляционный суд так прямо и постановил, что «нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа» <1>. Верховный Суд РФ подтвердил подобный подход: «нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности» <2>.

———————————

<1> Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. N 03АП-4596/12 (дело А33-8612/2012).

<2> Определение Верховного Суда РФ от 27 февраля 2021 г. N 304-КГ16-20906.

Вторая позиция судов сводится к рассмотрению нотариально удостоверенной копии документа в качестве надлежащим образом заверенной копии. Она базируется на положении ч. 8 ст. 75 АПК РФ, которая предусматривает возможность представления в арбитражный суд письменных доказательств как в подлиннике, так и в форме надлежащим образом заверенной копии. В определении ВАС РФ установлено, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ» <1>, т.е. ВАС РФ, по сути, поставил знак равенства между удостоверенной нотариусом и заверенной иным лицом, например работодателем, копией документа. Если в подобном ракурсе рассматривать юридическую силу нотариального заверения копии документа, то, во-первых, ее статус снижен; во-вторых, не совсем ясно, что понимать под «надлежаще заверенными копиями документов» и как их соотносить с оригиналами.

———————————

<1> Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10 «О передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации».

Таким образом, в современной судебной практике и доктрине сформировалась внешне в целом сбалансированная позиция в отношении юридической силы нотариально удостоверенной копии документа как бесспорности ее доказательственной силы или ее безусловной достоверности.

гл. II, § 1, «Дефекты, ошибки и неурядицы: правовое регулирование» (Бычков А.И.) («Инфотропик Медиа», 2017) {КонсультантПлюс}

В деловой практике используются подлинники (оригиналы) документов>, их дубликаты (документы, изготавливаемые взамен поврежденных или утраченных подлинников), а также копии. Подлинник документа и его дубликат равнозначны по своей юридической силе при соблюдении следующих условий. Дубликат должен воспроизводить полностью содержание подлинника, содержать необходимые реквизиты (Апелляционное определение Верховного суда Республики Марий Эл от 26.04.2016 N 33-679/2016), в подлежащих случаях должен быть нотариально удостоверен, если в такой форме был выполнен подлинник, и составлен с соблюдением установленных требований (Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 18.06.2015 по делу N 33-8887/15).

Получение заимодавцем у нотариуса дубликата договора займа взамен утраченного подлинника само по себе не может свидетельствовать ни о сохранении между сторонами обязательственных отношений, вытекающих из договора займа, ни о неисполнении заемщиком данного договора. Более того, данный дубликат не может свидетельствовать о том, что заимодавец подлинный договор утратил, а не возвратил заемщику. Если иные доказательства, кроме дубликата договора, подтверждающие неисполнение заемщиком обязательств по договору займа, в материалы дела не представлены, то в иске заимодавца к заемщику будет отказано в полном объеме (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.07.2016 по делу N 33-11150/2016).

Этим своим качеством (равнозначная по общему правилу юридическая сила) подлинники и дубликаты отличаются от копии документа, соответствие которой оригиналу всегда может быть поставлено под сомнение. В судебном разбирательстве подлинники документов представляются в суд в случае, если обстоятельства дела подлежат подтверждению исключительно такими документами. Подлинники необходимо также представить по требованию суда, если невозможно разрешить дело без подлинников или представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию (п. 2 ст. 71 ГПК РФ, п. 9 ст. 75 АПК РФ и п. 3 ст. 70 КАС РФ).

Подлинники представляются в материалы дела или на обозрение суду с целью уяснения всех фактических обстоятельств спора и их правильной оценки. Следует учитывать, что суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств. Факт, подлежащий установлению с помощью утраченного подлинника, не считается доказанным (п. 7 ст. 67 ГПК РФ, п. 6 ст. 71 АПК РФ, п. 7 ст. 84 КАС РФ). Однако такое требование не применяется, если в материалы дела представлена только одна копия документа и другой, которая ей не соответствует, нет. В таком случае оснований для отклонения данного доказательства нет (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.05.2016 N Ф09-3113/16).

Обзор подготовлен специалистами инии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»